La gestión de edificios ha dejado de ser un asunto meramente técnico para convertirse en una palanca estratégica de la organización del trabajo. El diseño, el uso y el mantenimiento de los espacios condicionan la productividad, la seguridad, el bienestar y hasta la capacidad de atraer y retener talento. Por eso, cada vez más departamentos de Recursos Humanos participan activamente en las decisiones sobre inmuebles, instalaciones y activos corporativos.
Qué es exactamente la gestión de edificios
La gestión de edificios (building management) es el conjunto de procesos, decisiones y herramientas destinadas a planificar, operar y mantener los inmuebles corporativos para que sean seguros, eficientes, sostenibles y alineados con la estrategia de la empresa.
No se limita a arreglar averías o coordinar intervenciones puntuales. Supone una visión integral del ciclo de vida del edificio y de todo lo que ocurre dentro de él: personas, espacios, equipamientos, consumos energéticos y riesgos asociados.
Desde la óptica empresarial y de RR. HH., la gestión de edificios implica:
- Asegurar que los espacios acompañan el modelo de trabajo (presencial, híbrido, flexible).
- Garantizar la salud y seguridad de la plantilla y de las personas que visitan la organización.
- Optimizar el uso de los activos físicos y controlar su impacto en costes laborales e indirectos.
- Contribuir a la sostenibilidad y al cumplimiento de normativa ambiental y de prevención de riesgos.
Qué incluye la gestión de edificios en una empresa
El alcance concreto varía según sector, tamaño y complejidad de las instalaciones, pero habitualmente la gestión de edificios se estructura en varios bloques de actividad interrelacionados.
1. Gestión de espacios y puestos de trabajo
Es la dimensión más visible para la plantilla y donde RR. HH. suele tener mayor implicación. Incluye:
- Planificación del layout: distribución de puestos, salas, áreas colaborativas, zonas de descanso y espacios reservados para visitas o formación.
- Asignación de espacios: puestos fijos, flex desks, hot desking, puestos compartidos y espacios reservables.
- Gestión de ocupación: control de aforos, análisis de tasas de uso, detección de áreas infrautilizadas y necesidad de ampliación o consolidación.
- Adaptación al trabajo híbrido: políticas de reserva de puestos, gestión de salas para reuniones híbridas y diseño de espacios que faciliten la colaboración entre personas presenciales y remotas.
Una planificación deficiente de los espacios impacta directamente en la experiencia de empleado: ruido excesivo, falta de salas, zonas saturadas o sensación de falta de privacidad. Por eso, la coordinación entre el área de instalaciones y RR. HH. es clave.
2. Operación y mantenimiento de instalaciones
Este bloque se centra en que el edificio funcione correctamente en el día a día. Engloba:
- Mantenimiento preventivo y correctivo de equipos e infraestructuras (climatización, electricidad, ascensores, sistemas de protección contra incendios, etc.).
- Gestión de incidencias: registro, priorización, resolución y comunicación al personal afectado.
- Control de calidad del servicio prestado por empresas externas de mantenimiento o servicios auxiliares.
- Planificación de renovaciones de equipamiento y adecuaciones técnicas del edificio.
Aunque la ejecución de muchas de estas tareas se delega en proveedores especializados, la empresa necesita procesos internos y sistemas tecnológicos para orquestar, supervisar y evaluar todo lo que ocurre en sus activos físicos.
3. Seguridad, salud y cumplimiento normativo
La gestión de edificios está estrechamente conectada con la prevención de riesgos laborales y con la responsabilidad de la empresa de garantizar un entorno seguro. Incluye:
- Seguridad física: control de accesos, videovigilancia, gestión de credenciales, rutas de evacuación y planes de emergencia.
- Salud y bienestar: control de calidad del aire, iluminación adecuada, confort térmico, niveles de ruido y ergonomía de los puestos.
- Cumplimiento legal: adecuación del edificio a normativa de prevención, accesibilidad, protección contra incendios, instalaciones eléctricas y otras regulaciones sectoriales.
Estos aspectos tienen un impacto directo en la siniestralidad laboral, el absentismo y la percepción de la plantilla sobre la cultura de cuidado de la empresa.
4. Sostenibilidad y eficiencia energética
La presión regulatoria y las expectativas sociales han convertido la sostenibilidad de edificios e infraestructuras en una prioridad de la alta dirección. La gestión de edificios incluye:
- Monitorización de consumos de energía, agua y otros recursos.
- Gestión de residuos y políticas de reciclaje.
- Planes de reducción de huella de carbono, certificaciones ambientales y adaptación a objetivos ESG.
- Iniciativas de eficiencia: modernización de sistemas de climatización, iluminación LED, sensores de presencia, automatización de horarios de uso, etc.
Además de mejorar la reputación corporativa, estos esfuerzos tienen una componente económica clara y pueden vincularse a políticas internas de incentivos, cultura y compromiso de la plantilla con la sostenibilidad.
5. Gestión de activos e inversiones
Detrás de cada edificio existe una cartera de activos físicos con un coste de adquisición, un plan de amortización y unas necesidades de renovación. La gestión de edificios integra:
- Inventario detallado de infraestructuras, equipos e instalaciones críticas.
- Seguimiento del ciclo de vida de cada activo: fecha de compra, garantías, historial de averías y coste total de propiedad.
- Planificación de inversiones en base a datos (reposición, mejora, ampliación o retirada de activos).
- Evaluación del impacto de esas decisiones en la operativa diaria y en las condiciones de trabajo.
Para disponer de esta visión integrada, muchas organizaciones recurren a tecnologías especializadas de gestión de edificios y activos. En lugar de apoyarse en hojas de cálculo dispersas o herramientas aisladas por departamento, resulta más eficiente trabajar con una plataforma única que ordene el inventario, el mantenimiento y la planificación de inversiones con datos consistentes. En ese contexto, soluciones como las que encontramos en fama-systems.com encajan especialmente bien cuando se busca una gestión integral de activos e infraestructuras orientada al Facility Management, con capacidad de implantación en cloud u on-premise y con un enfoque claramente pensado para organizaciones con estructuras complejas. No es casualidad que la propia compañía FAMA se haya consolidaddo como socio tecnológico para grandes organizaciones públicas y empresas privadas, aportando un marco robusto para optimizar procesos y mantener el control operativo sin asumir la prestación directa de servicios.
Papel de RR. HH. en la gestión de edificios
Tradicionalmente, instalaciones y RR. HH. han funcionado en paralelo. Sin embargo, la evolución hacia modelos de trabajo flexibles, la importancia de la experiencia de empleado y las exigencias regulatorias han obligado a romper silos.
Algunas responsabilidades clave de RR. HH. en relación con la gestión de edificios son:
- Definir necesidades de espacio a partir de la estrategia de plantilla: crecimiento esperado, modalidades de trabajo, proyectos temporales y estructura organizativa.
- Cocrear políticas de uso de espacios (puestos flexibles, teletrabajo, reservas de salas, normas de convivencia) junto con instalaciones y prevención de riesgos.
- Incorporar la dimensión de entorno físico en encuestas de clima, entrevistas de salida y evaluaciones de riesgos psicosociales.
- Participar en la comunicación interna sobre cambios de sede, reubicaciones, obras, nuevas normas de acceso o proyectos de sostenibilidad.
- Impulsar programas de bienestar que integren factores ambientales (luz, descanso, ruido, ergonomía) con iniciativas de salud y flexibilidad.
Cuando RR. HH. se sienta en la misma mesa que las áreas de inmuebles, patrimonio o facility management, las decisiones sobre edificios dejan de ser exclusivamente técnicas y se alinean con los objetivos de cultura, atracción y retención de talento.
Cómo organizar la gestión de edificios de forma eficaz
La organización eficaz de la gestión de edificios combina estructura, procesos, tecnología y cultura de colaboración. No existe un único modelo válido, pero sí una serie de buenas prácticas aplicables a la mayoría de empresas.
1. Definir gobernanza y responsabilidades claras
El primer paso es establecer quién decide qué y cómo se coordinan las áreas implicadas. Es recomendable:
- Identificar a los responsables de inmuebles, instalaciones, prevención de riesgos, TI, compras y RR. HH.
- Crear un comité o grupo de trabajo de espacios y edificios que se reúna de forma recurrente.
- Documentar responsabilidades en políticas internas: quién aprueba reformas, quién valida cambios de ubicación, quién gestiona accesos, etc.
- Establecer canales de comunicación claros con la plantilla para incidencias, sugerencias y avisos importantes.
Esta gobernanza evita decisiones aisladas (por ejemplo, reformas sin considerar el impacto en seguridad o teletrabajo) y facilita priorizar inversiones según la estrategia empresarial.
2. Mapear espacios, procesos y flujos de personas
La eficacia de la gestión de edificios depende en gran medida de conocer la realidad del uso de los espacios. Algunos pasos prácticos:
- Elaborar un mapa actualizado de edificios, plantas, zonas y aforos.
- Analizar patrones de ocupación: qué áreas se saturan, cuáles se infrautilizan, en qué franjas horarias.
- Identificar flujos críticos (entradas, ascensores, zonas de carga, rutas de evacuación) y posibles cuellos de botella.
- Contrastar la información cuantitativa con la percepción de la plantilla, a través de encuestas o grupos focales.
Este mapeo permite ajustar mejor la oferta de espacios al tipo de tareas que se realizan: concentración, trabajo colaborativo, formación, reuniones híbridas, etc.
3. Estandarizar procesos y canales de solicitud
Uno de los grandes retos es evitar que la gestión de edificios se convierta en una sucesión de peticiones informales, correos dispersos y decisiones ad hoc. Para profesionalizarla:
- Diseñar flujos estándar para altas y bajas de personal, cambios de puesto, acceso de terceros, gestión de credenciales y reservas de espacios.
- Centralizar las solicitudes en un único canal (portal interno, herramienta tecnológica) y evitar canales paralelos difíciles de seguir.
- Definir niveles de servicio (SLA) para incidencias y solicitudes, comunicados de forma transparente a la plantilla.
- Automatizar notificaciones para que la persona usuaria conozca el estado de su petición y los plazos estimados.
La estandarización reduce errores, mejora la trazabilidad y libera tiempo de los equipos implicados, que pueden dedicar más esfuerzo al análisis y la mejora continua.
4. Apoyarse en tecnología especializada
Gestionar manualmente inventarios de activos, espacios, mantenimientos e incidencias es ineficiente y genera riesgos de información desactualizada. Por ello, muchas compañías incorporan plataformas de gestión de edificios e infraestructuras que actúan como “columna vertebral” digital.
Este tipo de software permite, entre otros aspectos:
- Centralizar datos de activos, contratos, espacios, consumos y planes de mantenimiento.
- Automatizar tareas recurrentes (avisos de mantenimiento, recordatorios de revisiones reglamentarias, reporting periódico).
- Facilitar la interacción con la plantilla mediante portales de autoservicio para incidencias, reservas y solicitudes relacionadas con espacios.
- Obtener indicadores clave para la dirección (coste por m², grado de ocupación, tiempos de respuesta, cumplimiento de planes de mantenimiento).
Cuando esta tecnología se integra con sistemas de RR. HH. (por ejemplo, directorios de personal o herramientas de gestión del tiempo), se pueden automatizar procesos como la asignación de puestos a nuevas incorporaciones, la retirada de accesos en bajas o la adaptación de espacios según cambios organizativos.
5. Conectar gestión de edificios, cultura y experiencia de empleado
La forma de gestionar los edificios envía mensajes potentes sobre la cultura de la empresa. Algunos ejemplos prácticos de alineación con políticas de personas:
- Trabajo híbrido: acompañar las políticas de teletrabajo con espacios que favorezcan la socialización cuando las personas acuden a la oficina.
- Diversidad e inclusión: asegurar accesibilidad universal, espacios neutrales y zonas que respeten la diversidad cultural y de necesidades personales.
- Bienestar: habilitar áreas de descanso reales, buena calidad acústica y soluciones de iluminación que reduzcan la fatiga.
- Innovación: crear espacios piloto donde probar nuevos formatos (zonas ágiles, salas flexibles) antes de extenderlos al resto del edificio.
Integrar este enfoque en la estrategia de talento permite que los edificios se conviertan en una ventaja competitiva, y no solo en un coste a controlar.
Indicadores clave para evaluar la gestión de edificios
Para saber si la organización de la gestión de edificios es realmente eficaz, conviene definir y seguir indicadores combinando dimensiones económicas, operativas y de personas. Algunos KPI útiles son:
- Coste de ocupación por persona y por m², desglosado por centros de trabajo.
- Tasa de ocupación real y picos de utilización de espacios críticos.
- Tiempos medios de resolución de incidencias por categoría y criticidad.
- Disponibilidad de activos críticos (porcentaje de tiempo en correcto funcionamiento).
- Consumo energético por m² y su evolución temporal.
- Percepción de la plantilla sobre confort, seguridad y adecuación de espacios, medida en encuestas internas.
La clave está en vincular estos indicadores con decisiones concretas: rediseño de espacios, actualización tecnológica, cambios de políticas o ajustes en los modelos de trabajo.
Hacia una gestión de edificios alineada con la estrategia empresarial
En un contexto de cambios acelerados en los modelos laborales, la gestión de edificios ya no puede entenderse como un ámbito exclusivamente técnico. La manera en que se planifican, usan y evolucionan los inmuebles corporativos influye en el rendimiento, la seguridad, el compromiso y la capacidad de la empresa para adaptarse.
Lograr una gestión eficaz implica coordinar a varias áreas, apoyarse en tecnología, basar las decisiones en datos y escuchar de forma sistemática a la plantilla. Cuando este enfoque se consolida, los edificios se transforman en un recurso estratégico más al servicio del proyecto empresarial y de las políticas de Recursos Humanos.
