En la gestión de un negocio o empresa intervienen muchos elementos y documentos necesarios para poder realizar nuestra actividad de forma organizada, legal y con datos que nos permitan conocer el estado de nuestra empresa y poder hacer previsiones y tomar decisiones fundamentadas. El presupuesto es uno de estos documentos indispensables con el que siempre debemos contar y mantener actualizado para poder tener controlados los gastos e ingresos, pero que es importante saber cómo realizar correctamente para que no tenga fallos y nos pueda ser verdaderamente útil.
Si eres la persona responsable de crear y gestionar este documento, te recomendamos que conozcas un poco más en profundidad sobre qué es un presupuesto, qué necesitas para elaborar uno, qué tipos hay y cómo crear el tuyo propio correctamente.
¿Qué es un presupuesto?
Con la elaboración de un presupuesto lo que estamos intentando es recoger en un documento la estimación futura de ingresos y recursos que una empresa tendrá disponibles durante un periodo de tiempo determinado. Para elaborarlo necesitaremos tener toda la información sobre ingresos, los objetivos que queremos alcanzar, qué medios nos permitirán conseguirlos y cuánto ingresaremos tras ese periodo de tiempo.
Tipos de presupuesto
Ya no solo dependiendo de si estamos hablando de un presupuesto dentro de tu entorno familiar o profesional, podemos encontrar diferentes tipos de presupuestos que se adaptan a diferentes propósitos y actividades, por lo que es importante conocerlos para escoger el más adecuado en nuestro caso:
- En función de la entidad. Este tipo de presupuesto está relacionado directamente con las empresas y se dividen entre público y privados. Los presupuestos públicos están elaborados por los diferentes Estados y Administraciones Públicas para controlar los gastos e ingresos que realizarán los organismos a su cargo durante un periodo determinado. Estos presupuestos se elaboran especialmente para priorizar y organizar las necesidades públicas a cubrir. En cuanto a los privados, son los presupuestos elaborados por cada empresa particular para controlar los ingresos y gastos y ser de este modo rentables.
- En función de su contenido. Las empresas no tienen por qué realizar un único presupuesto global, ya que puede no ser eficiente para algunos aspectos concretos o ser demasiado extenso y denso. Para ello existen los presupuestos principales, que resumen los puntos estructurales que componen la empresa, y los presupuestos auxiliares, que muestran las estimaciones de cada departamento y componen, todos ellos, el presupuesto principal.
- En función de su forma. Aunque muchos de los gatos e ingresos previstos se pueden considerar con antelación, en una empresa o negocio también existen variables incontrolables, por lo que son necesarios los presupuestos flexibles, dentro de los cuales podemos contemplar variaciones, y los fijos, dentro de los que no puede existir ninguna variación durante el periodo presupuestal.
- En función de su duración. Aunque lo más frecuente es que el presupuesto tenga una duración de un año, lo que sería un presupuesto a corto plazo, algunos también pueden durar más tiempo en función de la actividad que se realiza, por lo que pasarían a ser presupuestos a largo plazo.
- En función del objetivo. Si quieres que tu presupuesto se adapte perfectamente a tus objetivos, lo mejor es que optes por: uno de posición financiera, que muestra la posición financiera de la empresa en el futuro si se consigue el objetivo marcado, de resultados, que muestra los resultados que se obtendrán si se cumplen las previsiones, y de costes, que se realizan en base a los pronósticos de ventas.
¿Cómo hacer un presupuesto?
Hacer un presupuesto puede no ser fácil para quien no está acostumbrado a hacerlo, pero solo debes tener en cuenta unos elementos básicos para partir de una buena base.
Aspectos del presupuesto a tener en cuenta
El primer punto es conocer los ingresos actuales del negocio, de todas las fuentes de ingresos que tenga. De este modo podrás establecer un objetivo, que tiene que ser medible y realista, del incremento que deseamos al final del periodo que establecemos en este documento. Al mismo tiempo tenemos que tener en cuenta los gastos, tanto los fijos como los variables y los únicos, para poder contabilizar aquellos previsibles, pero también para tener algo de margen por si surge algún gasto imprevisto y que podamos cubrirlo sin problema y sin afectar al presupuesto. Con estos datos principales ya podrás hacer una estimación anual, pero si además queremos establecer unos objetivos de crecimiento, deberemos analizar qué decisiones o qué recursos podremos necesitar para conseguir esos objetivos, lo que supondrá unos gastos (económicos o de otro tipo) para poder experimentar resultados en el tiempo.
Qué periodo debe cubrir un presupuesto
La actividad de nuestra empresa o negocio determinará directamente el tipo de presupuesto que debemos elaborar. Lo más recomendable es hacer un presupuesto a corto plazo (de un año, trimestral o semestral), para presupuestos de ventas o gastos de producción, que se actualizan y modifican constantemente. En cambio, si quieres hacer una previsión de, por ejemplo, la inversión en maquinaria o equipos para tu negocio, el presupuesto puede ser a largo plazo, de más de un año hasta incluso de 10. Algunas empresas optan por presupuestos continuos que actualizan constantemente o que extienden a uno o dos meses más de lo que tenían planeado en función de cómo se desarrolla.
Cómo calcular los costes para hacer un presupuesto
Para calcular con precisión los costes a la hora de realizar un presupuesto, deberás identificar los costes fijos o variables, que mencionábamos antes, y que están relacionados con los gastos mensuales que se repiten y que podemos prever (como el alquiler de un local, sueldos de empleados, etc.) junto con los gastos que pueden surgir de forma esporádica o espontánea según las circunstancias, como las horas extra de los trabajadores en un aumento del volumen de trabajo esporádico. También debemos saber distinguirlos entre gastos de operación, de administración o financieros, ya que si los tenemos correctamente definidos y ordenados sabremos cómo optimizar los recursos a cada uno de ellos para reducirlos o mantenerlos controlados. Finalmente, para conocer el umbral de rentabilidad de la compañía para conseguir beneficios y saber si es verdaderamente viable, debemos tener acotados los gastos y utilizar esta sencilla fórmula para obtener el dato final que necesitamos:
Gastos de ventas + Gastos administrativos + Gastos de naturaleza financiera + Otros gastos = Total de gastos de operación
Para qué sirve un presupuesto
Tal y como comentábamos antes, los presupuestos son un paso necesario en cualquier aspecto de nuestra vida, ya que nos ayudan a gestionar y distribuir de la mejor forma una cantidad de dinero.
Con un presupuesto puedes tener en mente una cantidad de ingresos que se generarán dentro del plazo que hayas establecido, y que te ayudará a conocer qué gastos puedes asumir con el mismo. Esta práctica es sin duda la mejor para organizar el capital del que dispones y optimizar su rendimiento. El presupuesto no deja de ser una pieza más dentro de una estrategia, que no tiene por qué ser necesariamente empresarial, en la que podemos tomar responsabilidad con mayor precisión y decisiones más seguras sabiendo priorizar los gatos que son necesarios de aquellos de los que podemos prescindir. Al mismo tiempo, tener el control de la economía de tu empresa o de la familiar te permitirá organizar y priorizar los gastos, establecer unos objetivos, estar preparado frente a imprevistos y, en general, te ayudará a pulir tus habilidades organizativas y analíticas. En toda empresa, el presupuesto es fundamental para poder establecer unos objetivos a corto, medio y largo plazo y organizar los beneficios y gastos que podemos asumir y con los que podremos contar en cada periodo, planificando con seguridad y confianza.
Qué es un presupuesto maestro
El presupuesto maestro es uno de los tipos más utilizados en grandes empresas para obtener valores globales de sus cuentas. Es el punto culminante de todos los procesos, por eso reúne todos los presupuestos existentes en la empresa, y que a su vez se divide en el presupuesto de operación, que determina cuál será tu ganancia, y el financiero, que hace referencia a las cantidades dinerarias con las que puedes contar a corto plazo para que tu empresa opere. El presupuesto maestro se presenta en periodos contables largos y cierres fiscales anuales.
Diferencia entre presupuesto y factura
Sí hay un aspecto que tienen en común el presupuesto y la factura y es que ambos están presentes en la relación cliente/empresa. Sin embargo, debemos tener claro que el presupuesto se presenta en el preludio de la relación con el cliente, mientras que la factura se presenta al final del servicio. El presupuesto está considerado un documento de la parte de la propuesta comercial de la empresa, ya que solo muestra el coste de los servicios de la empresa para solucionar los problemas del cliente, mientras que la factura pertenece a la documentación financiera al ser un recibo para el pago por el servicio prestado. Hay otros detalles que los diferencian, como que los presupuestos no tienen por qué estar numerados, mientras que las facturas obligatoriamente y por un tema de organización sí deben estarlo, pero no dejan de ser dos herramientas muy ligadas e imprescindibles en cualquier negocio.
