Tipos de reuniones de trabajo

Qué son las reuniones de trabajo y para qué sirven

Las reuniones de trabajo son un engranaje fundamental en toda empresa u organización, y que son la herramienta perfecta para elaborar planes o diseñar estrategias, evaluar resultados y fomentar la comunicación interna entre los empleados.

Características de las reuniones de trabajo

Cuando hablamos de las características de las reuniones de trabajo hablamos de aquellas que las hacen eficaces y productivas, como por ejemplo:

Una atmósfera de confianza donde sentirse cómodo y libre de participar. Sin miedo al ridículo.
Comprensión y aceptación de los objetivos y pautas a seguir.
Información clara y concreta.
Escucha activa por parte de todos los implicados y respeto de los turnos de palabra.
Se pueden tener discusiones constructivas y diferencias de ideas, siempre desde el respeto y la calma y con el objetivo de progresar.
Se toman decisiones por consenso.
Confianza en el trabajo y rendimiento de todo el equipo.

Tipos de reuniones de trabajo en una empresa

Para garantizar que las reuniones sean productivas es importante saber escoger el tipo más adecuado antes de convocar una. Algunos de los tipos de reuniones más comunes son:

Reuniones informativas. Como su propio nombre indica, son reuniones enfocadas a anunciar algo al equipo, como una nueva incorporación o actualización que pueda afectar al ritmo cotidiano de la empresa.

Reuniones estratégicas. Están enfocadas a trazar con el equipo de un departamento la estrategia a seguir para conseguir los objetivos marcados.

Reuniones formativas. Estas reuniones tienen como objetivo formar a los trabajadores en un aspecto concreto, como cuando se implementa un nuevo equipamiento que requiere un periodo de adaptación y aprendizaje para utilizarlo correctamente.

Reuniones creativas. Las reuniones creativas pueden incluso mezclar miembros de diferentes departamentos, ya que lo que se busca son ideas frescas y visiones diferentes para ayudar a solventar o enfocar un problema o tarea.

Reuniones individuales. Estas reuniones se hacen de forma individual, habitualmente entre un empleado y el director del departamento o personal de recursos humanos. El objetivo es evaluar una situación, el rendimiento o solventar problemas relacionados con el ámbito laboral.

Cómo convocar una reunión de trabajo

Aunque las reuniones de trabajo son una excelente herramienta, en ocasiones se puede abusar de ella y afectar a la productividad diaria, haciéndonos perder el tiempo o no abordando todos los temas necesarios. Aquí tienes algunos consejos para que tus reuniones sean más productivas y les saques el máximo partido:

¿Es imprescindible? Antes de organizar una reunión, pregúntate si es verdaderamente necesario pausar el flujo de trabajo de varios miembros de tu equipo, incluido tú mismo, para hacer una reunión. En ocasiones se pueden solucionar y tratar los mismos temas con un mail o comunicado interno.

Establece una estructura. Si preparas un guion sencillo con los temas a tratar y los objetivos de la reunión os será más fácil no perder el hilo y centrar la atención.

Informa a todo el mundo. Es importante convocar solo a las personas que necesitas para la reunión, así como avisarles de los temas que se van a tratar y qué se espera de ellos para que puedan ir preparados.

Cumple un horario. Para evitar que la reunión se alargue demasiado es importante cumplir con la hora de inicio y marcar una hora a la que terminarla. De este modo se aprovechará al máximo el tiempo de la reunión y no afectarás negativamente a la planificación del flujo de trabajado de tus compañeros.

Da pie a la participación. En una reunión es importante que todos los asistentes participen y den su opinión o visión sobre los temas que se tratan, de modo que la reunión es mucho más productiva y dinámica.

Repaso final. Esto incluye hacer un resumen justo antes de terminar la reunión con los temas tratados y las conclusiones, pero también un seguimiento posterior para ver qué impacto ha tenido la reunión y si se han desarrollado las ideas expuestas.

Cómo conducir una reunión de trabajo

Si eres el encargado de dirigir una reunión es importante que sepas cómo conducirla correctamente para cumplir eficientemente con esta responsabilidad.

Sé puntual. Es fundamental saber dar ejemplo, y en una reunión no iba a ser diferente. Intenta llegar unos minutos antes de que comience la reunión para mostrar respeto a tus compañeros y compromiso con tu trabajo, pero también para asegurarte de que el lugar donde os vais a reunir está correctamente acondicionado.

Toma la iniciativa. Debes ser quien dirija la reunión de principio a fin por lo que debes ser el primero en hablar y en guiar la conversación punto tras punto. También deberás moderar posibles discusiones o conversaciones que hayan entrado en bucle para no estancar el flujo de comunicación.

Empezar con un repaso. Es importante comenzar con una actualización de estado para que todos los asistentes se sitúen y pasar a repasar los puntos que se van a tratar en la reunión.

Incitar a la participación. Las reuniones solo son verdaderamente productivas cuando todos los convocados pueden participar y aportar a la conversación, por eso es tarea de la persona que conduce la reunión dar pie a que todos los empleados tengan esta oportunidad y se sientan con la confianza para hacerlo.

Mantener la atención. Las reuniones pueden ser algo tediosas, sobre todo si tienen lugar después de una larga jornada de trabajo. Para mantener la atención de los reunidos es importante que el ritmo de la conversación cambie, la participación se mantenga activa y se dedique el tiempo estrictamente necesario a cada punto de la reunión.

Redactar el acta de la reunión. Para finalizar, y a modo de resumen/recordatorio, el encargado de conducir la reunión deberá redactar el acta, donde se recogen los puntos tratados en la reunión, las conclusiones y los próximos pasos, de modo que todos puedan consultar ese documento y saber cómo actuar en consecuencia.

Con qué frecuencia se realizan las reuniones de trabajo

Quizá no lo sabías, pero existen diferentes tipos de reuniones que no está de más conocer si queremos hacer convocatorias mejor adaptadas a nuestras necesidades. Podemos distinguir reuniones por su periodicidad:

Reuniones diarias. Estas reuniones rutinarias son muy breves y desenfadas. Se suelen hacer antes de comenzar la jornada para repasar algunas tareas importantes, evaluar resultados, informar de avances y también para motivar al personal.

Reuniones semanales. Suelen hacerse al principio o al final de la semana y suelen durar aproximadamente una hora. El objetivo de las reuniones semanales es plantear unos objetivos para esa semana o evaluar resultados tras la misma.

Reuniones mensuales. Las reuniones mensuales son más propias de los diferentes departamentos de la empresa, donde se establecen los objetivos para ese mes y se informa sobre los resultados y evaluaciones del anterior.

Reuniones anuales. Estas reuniones son más frecuentes entre los cargos directivos de la empresa, donde se marca el desarrollo de las actividades futuras para el próximo periodo. Se suelen realizar, salvo que la empresa cuente con una superficie muy amplia y con varias salas de reuniones, en un lugar externo.