Los correos electrónicos hace años que se consolidaron, no solo como una forma más rápida, gratis y en ocasiones más segura que otros medios de comunicación ordinarios con otras personas, sino una herramienta de trabajo en nuestro día a día. Además, sus posibilidades se han ampliado tanto que ahora podemos recibir ofertas, promociones, archivos y un sinfín de comunicaciones diferentes con formatos atractivos y visuales que no distan mucho de los anuncios publicitarios que podemos encontrar en otras plataformas.
Una de estas formas de utilizar inteligentemente esta herramienta de envío masivo es el mailing, que se ha convertido en una herramienta de marketing digital que muchos negocios y empresas han implementado en sus estrategias para conseguir hacer llegar mensajes más potentes, efectivos y con resultados.
Mailing: ¿qué es y para qué sirve?
El mailing es una técnica en la que se envían de forma masiva correos comerciales a una o varias bases de datos de clientes, grupos de interés o potenciales consumidores; y cuya finalidad es vender. Entre sus objetivos más comunes están la de captar clientes, fidelizar y retener a los que ya hemos contactado previamente, aumentar el tráfico a nuestra web o canales comerciales y generar más ventas, aunque dependiendo del negocio o tipo de actividad pueden derivarse otros objetivos más específicos.
El mailing, a diferencia de las newsletters que se envían a una base de datos ya fidelizada y a la que no es necesario captar o atraer con contenidos comerciales con tanta frecuencia, es una de los posibles tipos de campañas que podemos incluir en nuestra estrategia para hacer llegar promociones, descuentos y ofertas de forma comercial y atractiva.
Cómo hacer un buen mailing
Aunque para hacer campañas de mailing puedes utilizar software específicos desarrollados para hacer este proceso de forma fácil, rápida e incluso con algunas plantillas básicas, lo cierto es que puedes hacerlo también desde la comodidad de dos de ellos con los que estamos familiarizados: Gmail y Outlook.
Cómo hacer un mailing en Gmail
Para hacer campañas de envíos masivos a través de Gmail necesitamos la ayuda de Google Drive. Para ello, debemos abrir un nuevo documento y redactar el mail que queremos enviar, después abrir una hoja de cálculo con Google Sheets, y finalmente hacer click en Complementos y después en Descargar complementos (si lo usas en inglés: Add-ons > Get add-ons). Entre la lista de complementos compatibles con Google encontrarás uno llamado Yet Another Mail Merge, que es totalmente gratis y que podremos descargar sin problema. En la hoja de cálculo, seleccionamos Complementos > Yet Another Mail Merge > Iniciar combinación de emails; elegimos si queremos importar nuestros contactos directamente a través de Gmail o de forma manual, e introducimos el nombre del remitente. Por último, seleccionamos el borrador del mail que habíamos redactado en un documento en Drive y enviamos al número de direcciones a las que queramos hacer llegar nuestro mensaje.
Cómo crear un mailing en Outlook
Para enviar correos masivos desde Outlook necesitamos seguir solamente 6 pasos muy sencillos. Al igual que Gmail, ambos son proveedores muy fáciles e intuitivos de utilizar para este propósito.
Comenzaremos como en el punto anterior, abriendo un documento en Word (puedes hacerlo directamente desde Drive y descargarlo posteriormente, y redactando nuestro mail. Con Word abierto, seleccionaremos la opción Correspondencia > Iniciar combinación de correspondencia y después la opción del menú desplegable Mensajes de correo electrónico. Continuamos con Seleccionar destinatarios, entre lo que podremos escoger: Escribir una nueva lista, para introducir los datos de forma manual, Usar una lista existente, para seleccionar un archivo de Excel con los datos de nombre, apellidos y dirección de correo electrónico organizado en tres columnas, y Elegir de los contactos de Outlook, para escoger manualmente entre nuestros contactos en esta plataforma. Una vez tenemos los contactos seleccionados, le damos a Finalizar y combinar > Enviar mensajes de correo electrónico, y solo quedará indicar en la ventana emergente del correo el asunto y enviar nuestro mailing.
Herramientas para hacer mailing masivo correctamente
Aunque antes hemos mencionado Gmail y Outlook como plataformas donde hacer mailing de forma fácil y gratuita, también existen otras herramientas específicas que pueden serte de gran ayuda y pueden darle un aspecto más atractivo y profesional, además de datos útiles e interesantes sobre tus mails. Algunas de las más populares son:
Mailchimp. Esta herramienta es quizá la más popular entre todos los software dedicados al mailing. Tiene opciones gratuitas y otras de pago, en función de tu base de datos y cantidad de mails que necesitas utilizar, e incluso puedes encargar plantillas personalizadas.
Mailrelay. Muy fácil e intuitiva de utilizar, Mailrelay ofrece una cuenta gratuita para hacer hasta 600.000 envíos mensuales y con capacidad para 120.000 suscriptores.
Benchmark. Si algo destaca de Benchmark es que puedes arrastrar directamente los contenidos dentro de sus diferentes plantillas para mailing, que tiene plena integración con redes sociales y que sus diseños se adaptan perfectamente a tabletas, móviles y ordenadores, por lo que tus mails siempre se verán perfectos.
Cómo crear un mailing list
Tener una base de datos, o varias, correctamente organizada es tan importante como el mailing que quieres hacer, ya que si no está debidamente segmentada el impacto de tu envío será mucho menor e incluso puede llegar a provocar rechazo. Para ello, lo importante es seguir los siguientes pasos:
Elige la plataforma de envío
La plataforma desde la que envíes tu mailing debe permitirte hacer un correo con una estructura profesional, e incluso con diseños atractivos y llamativos, pero sobre todo bien optimizada para móviles, ya que el uso del smartphone está tan extendido que prácticamente trabajamos más tiempo con ellos que con nuestros ordenadores. Además, es interesante utilizar herramientas que te permitan recoger datos sobre tus campañas de forma automática para poder medir resultados.
Sube tu mailing list
Aquí no es necesario subir diferentes listas, ya que la mayoría de plataformas para mailing tienen diferentes opciones para segmentar tus diferentes audiencias. Solo necesitarás subir un documento CSV, Excel o XML y dividir con las propias herramientas tus diferentes grupos de interés para enfocar unos mailings más precisos.
Traza una estrategia
Es importante hacer crecer con el tiempo nuestra base de datos, en parte porque será un resultado visible de la efectividad de nuestras campañas y en parte porque puede aumentar nuestra lista de clientes. Algunas de las funciones integradas en herramientas específicas para mailing te mostrarán tasas de apertura o clics en los diferentes enlaces en tus envíos, lo que te permitirá saber qué acciones funcionan mejor, a qué porcentaje de una mailing list les interesan tus comunicaciones, a quienes reenviar una campaña o qué sector quizá sea más adecuado para otro segmento o tipo de campaña.
Detalles finales
Es importante tener en cuenta que debemos moderar el envío de mailings a nuestra base de datos. A nadie le gusta recibir constantemente mails comerciales y puede llegar a provocar el efecto contrario al que pretendemos y perdamos clientes o contactos fieles. Al mismo tiempo, nunca debes olvidar poner la opción para darse de baja de la recepción de los mails comerciales que les enviamos, es una forma de no incomodar a nuestros contactos y de generar confianza.
Cómo hacer un buen mailing
Aunque para cada negocio o empresa lo mejor es adaptar y personalizar una campaña o acción de mailing, con estos simples pasos podrás estructurar correctamente y hacer efectivos tus envíos.
Define los objetivos
Este paso es fundamental tanto para segmentar a tu audiencia como para elaborar el texto del mail. Entre los objetivos más comunes podemos encontrar: aumento de suscriptores, invitaciones exclusivas a acciones de la marca, promociones, redirigir a la web, fidelizar clientes o crear un nuevo canal de comunicación con nuestra base de datos.
Segmenta tu mailing list
Como comentábamos anteriormente, segmentar tu base de datos es muy importante para dirigir las diferentes comunicaciones que quieras realizar a través del mailing con efectividad. Además, de esta manera podrás comprobar con los datos posteriores el impacto y resultados de tu mailing y poder hacer modificaciones y tomar decisiones más efectivas.
Selecciona el contenido
Debes tener en cuenta las preferencias de tu audiencia a la hora de redactar tu mail. Es muy importante presentar la información de forma atractiva, utilizar imágenes o vídeos para hacer más visual el mensaje o llamar la atención sobre puntos clave, añadir enlaces e incluso ofrecer contenido de valor descargable de forma gratuita. Además, la forma y el lenguaje en el que presentamos la información también es determinante para que sea un texto interesante de leer y no provoque aburrimiento, lectura diagonal o rechazo.
Cuida el diseño
La mayoría de herramientas de mailing cuentan con plantillas gratuitas con las que podrás construir tus campañas y mails de forma atractiva y destacando la información importante. Recuerda cuidar las faltas de ortografía, poner a modo de resumen la información más importante al principio del texto y utilizar un tono adecuado.
Toda esta información te será de gran utilidad si vas a iniciarte en el mailing o si tus campañas no estaban funcionando como esperabas. Con estos sencillos pasos y consejos podrás crear mailings más personalizados, segmentarlos a la audiencia adecuada y medir resultados para ir puliendo envío tras envío. Empieza ya a mejorar tus mails y consigue tus objetivos.
