Qué es el plan de capacitación para una empresa
Cuando detectamos una brecha entre lo que el trabajador o trabajadores debería saber para desempeñar su rol dentro de la empresa correctamente y lo que verdaderamente sabe surge una necesidad y la necesidad de un plan de capacitación. Para poder saber o detectar esta necesidad, podemos utilizar software de evaluación de desempeño o valernos de otras herramientas que nos ayuden a identificar el talento y recoger los datos objetivos que nos llevarán a estas conclusiones.
El plan de capacitación suele representarse en un documento a modo de programa donde se registran las capacitaciones a lo largo de un periodo que queremos que nuestros empleados adquieran para satisfacer las necesidades de la empresa.
¿Cómo realizar un plan de capacitación?
Tanto para poder abordarlo más fácilmente como para poder medir resultados posteriormente, un plan de capacitación debe estar dividido en los siguientes pasos:
Detectar las necesidades. Esto, como comentábamos anteriormente, se puede detectar de muchas maneras: a través de programas especialmente diseñados para aportar datos sobre la capacitación de un empleado, necesidades que podemos detectar nosotros mismos al establecer nuevos objetivos o productos/servicios o cambiar de puesto de trabajo, o preguntando directamente a nuestro empleado.
La identificación debe ser precisa para saber qué pasos seguir y qué conocimientos o habilidades son los que necesitamos exactamente para cubrir las necesidades de la empresa, y en qué plazo queremos conseguir esto.
Búsqueda de acciones formativas. En este paso es muy importante encontrar un equilibrio si no queremos desperdiciar tiempo y dinero. Debemos encontrar la formación o capacitación adecuada para cumplir exactamente las necesidades que acusa la empresa, ya que podemos acabar sobrecualificando, o todo lo contrario a nuestro empleado, lo que no conseguirá solucionar el problema y supondrá una pérdida de dinero y tiempo para la empresa y el empleado.
Además, estas acciones formativas deben adecuarse al empleado para evitar que se aburra o adquiera conocimientos que ya tenía, o justo lo contrario, que no pueda seguir el ritmo de la formación y acabe por no adquirir ninguna nueva habilidad o conocimiento útil.
Evaluación posterior. Después de la formación del trabajador hay que medir los resultados y evaluar si se han adquirido las habilidades o conocimientos que necesitábamos en primera instancia para cubrir las necesidades de la empresa. En caso afirmativo, el trabajador ahora estará mejor y más capacitado, lo que es positivo para su desarrollo personal y profesional, y la empresa tendrá un activo más valioso que desempeña su trabajo de forma más efectiva.
Beneficios de la capacitación de los empleados
Aunque los beneficios pueden variar entre empresas y la situación particular entre estas y sus empleados, algunos de los beneficios más comunes de realizar un plan de capacitación e implementarlo correctamente son:
- Mejora de las habilidades y conocimientos de los trabajadores.
- Aumento de la productividad, como consecuencia de aumentar las habilidades.
- Aparición de posibles mejoras en los flujos de trabajo existentes.
- Menos errores en el puesto de trabajo.
- En casos concretos, satisfacción de los clientes al poder dar un servicio y atención mejor.
- Aumento de la satisfacción de los empleados al sentirse más seguros y capacitados con la tarea que desempeñan, además de estar mejor preparados ante nuevas situaciones o imprevistos.
Beneficios de la capacitación para la empresa
La capacitación de los trabajadores no debe verse solo como una obligación o responsabilidad de la empresa, sobre todo por la cantidad de beneficios existentes tanto para la misma como para los trabajadores:
- Ayuda a prevenir riesgos de trabajo, ya que los trabajadores estarán mejor formados y capacitados antes diferentes situaciones.
- Aumenta la rentabilidad de la empresa al tener activos más capaces.
- Eleva la moral del personal al sentirse más capacitados.
- Mejora el conocimiento de los diferentes puestos y, por lo tanto, el desempeño.
- Crea una mejor imagen de la empresa al mostrar preocupación por sus empleados.
- Mejora la relación jefe-subordinados.
- Facilita la comprensión de las políticas de la empresa.
- Proporciona información sobre necesidades futuras de personal a todo nivel.
- Ayuda a solucionar problemas.
- Facilita la promoción de los empleados.
- Incrementa la productividad y calidad del trabajo.
- Promueve la comunicación interna en la organización.
Beneficios de la capacitación para los empleados
Al mismo tiempo, la capacitación es una gran oportunidad para los empleados y tiene una gran cantidad de beneficios:
- Favorece la confianza y el desarrollo personal.
- Ayuda a la formación de líderes.
- Mayor nivel de satisfacción con el puesto.
- Mejora las habilidades de resolución de conflictos.
- Sentido del progreso y desarrollo profesional.
- Favorece la promoción hacia puestos más altos.
- Ayuda a alcanzar metas individuales.
Tipos de capacitación laboral
Al igual que no todas las empresas tendrán las mismas necesidades respecto a la capacitación de sus trabajadores, no todas las necesidades dentro de una misma empresa se repetirán a lo largo del tiempo. Por eso, existen varios tipos de capacitación que se adaptan mejor a necesidades concretas y que debemos conocer para realizar nuestro plan correctamente:
Capacitación para el trabajo
Este tipo de capacitación es muy común en trabajadores que entran por primera vez en una empresa o con escasa experiencia laboral. Este proceso les ayuda a conocer la empresa y los procesos que se llevan a cabo de forma rutinaria, además de las tareas propias de su puesto, para que se familiaricen y estén preparados.
Capacitación en el trabajo
Este es probablemente el tipo más común, ya que surge cuando el trabajador ya está adaptado a la empresa y surge una nueva necesidad dentro de la misma que requiere que desarrolle sus habilidades o conocimientos, por ejemplo, necesitamos que apoye en otro departamento que no es el suyo en origen.
Capacitación promocional
Cuando existe la posibilidad de que un empleado suba de categoría dentro de una empresa, bien por iniciativa propia o por necesidad de la empresa, se propone la capacitación promocional, enfocada a preparar al trabajador para ese rol concreto.
Dentro de los diferentes tipos de capacitación, también podemos distinguir entre la propia forma en cómo esta se puede dar, como la capacitación formal, a través de cursos o sesiones formativas, la capacitación vivencial, que aporta experiencia a través de la vivencia de situaciones concretas de forma práctica, o la capacitación pre ingreso, normalmente impartida por el departamento de recursos humanos en procesos de selección para poner a prueba las habilidades de los aspirantes antes de ser contratados.
Cómo se identifican las necesidades de formación de una empresa
La capacitación de los trabajadores es una acción que podemos tomar o tener en cuenta de forma anticipada, antes de que sea un problema real y urgente, lo que nos permitirá planificar mejor nuestros siguientes pasos para solucionarlo. Para ello es necesario investigar y analizar los conocimientos de todos los trabajadores para conocer su nivel y lo que requiere su puesto de trabajo, y podemos hacerlo de la siguiente manera:
Observando. Esta tarea debe realizar una persona capacitada para valorar objetivamente la conducta laboral del empleado y compararla con el patrón esperado. A través de la observación podrá detectar aquellos puntos en los que el trabajador puede necesitar apoyo formativo.
Entrevistas. También existe la posibilidad de hablar de forma individual con el empleado para que él mismo nos explique qué aspectos de su desempeño laboral podrían verse beneficiados de un plan de capacitación o formación. Este método es excelente para reforzar la comunicación interna y la confianza con los empleados.
Cuestionarios y simulaciones. Esto se refiere a situaciones preparadas o documentos tipo examen donde los empleados tienen la oportunidad de demostrar unas habilidades y competencias concretas y evidenciar si tienen alguna carencia que pueda ser apoyada por la capacitación.
Descripción del puesto. Esta acción es particularmente útil cuando se realiza un proceso de selección. Se le pregunta al aspirante por las habilidades y conocimientos que cree necesarios para el puesto en oferta para ver si coincide con las necesidades reales de la empresa.
Es importante ser conscientes de que los planes de capacitación de los trabajadores en las empresas no son un gesto de presupuesto sin garantías, sino que debidamente planificado y medido es una inversión muy beneficiosa para la empresa y para los propios empleados.
